De drie lagen van beschikbaarheid in je agenda

Of iemand een afspraak bij je kan boeken wordt bepaald door drie lagen: je eigen agenda, je persoonlijke beschikbaarheid en de beschikbaarheid van de kalender zelf. Een tijdslot is alleen boekbaar als alle drie de lagen dat moment toestaan. De strengste laag wint altijd, dus een lege agenda is geen garantie dat er geboekt kan worden. Gaat het inplannen mis, loop dan het stappenplan hieronder van boven naar beneden door.

Stappenplan

Stap 1: Check je eigen agenda

Dit is de Google-, Outlook- of iCloud-agenda die je aan app.vollegym.nl hebt gekoppeld.

• Elke afspraak die hier staat blokkeert automatisch dat tijdslot voor boekingen.
• Zet dus al je lessen, afspraken en verplichtingen in deze agenda, dan kan niemand daar doorheen boeken.
• Andersom geldt het niet: een lege dag in je agenda betekent niet automatisch dat die dag boekbaar is. Daarvoor moeten ook de twee lagen hieronder openstaan.
• Twijfel je of de koppeling werkt? Zet een testafspraak in je eigen agenda en kijk of dat tijdslot verdwijnt uit je boekingslink.

Stap 2: Check je persoonlijke beschikbaarheid

Jouw profiel in app.vollegym.nl heeft eigen werktijden, los van je agenda. Deze laag wint van je eigen agenda: staat de zaterdag hier uit, dan is zaterdag niet boekbaar, ook al is je agenda die dag helemaal leeg.

• Ga naar Settings, klik op My Profile en scroll naar het onderdeel Availability.
• Beheer je teamleden? Hun beschikbaarheid pas je aan via Settings, dan My Staff, het potloodje bij de medewerker, tabblad User Availability.
• Zet hier de dagen en tijden aan waarop je geboekt wilt kunnen worden.

Stap 3: Check de beschikbaarheid van de kalender zelf

Ook de kalender waaraan je gekoppeld bent heeft eigen openingstijden, en deze laag wint van de twee vorige. Staat de zaterdag hier uit, dan is zaterdag niet boekbaar, ook al staat je persoonlijke beschikbaarheid aan en is je agenda leeg.

• Ga naar Calendars, dan Calendar Settings, open de kalender via Edit en ga naar het onderdeel Availability.
• Zet ook hier de juiste dagen en tijden open.
• Standaard staat de belagenda open van 8:00 tot 21:00 en maximaal 3 dagen vooruit. Laat dat zo: verder vooruit werkt niet goed, mensen nemen de telefoon dan niet meer op.

Stap 4: Test het zoals een lead het ziet

• Open je eigen boekingslink en bekijk welke tijdsloten er verschijnen.
• Klopt een dag of tijd niet? Dan staat op dat moment minstens één van de drie lagen dicht. Loop stap 1 tot en met 3 nog een keer langs voor precies die dag en dat tijdstip.

Checklist

• Eigen agenda gekoppeld, en een testafspraak blokkeert het tijdslot in je boekingslink
• Persoonlijke beschikbaarheid (My Profile of My Staff) staat open op de dagen en tijden waarop je geboekt wilt worden
• Beschikbaarheid van de kalender zelf staat open op diezelfde dagen en tijden
• Je boekingslink toont de tijdsloten die je verwacht

Veelgestelde vragen

V: Mijn agenda is helemaal leeg, waarom kan er toch niets geboekt worden? Een lege agenda is niet genoeg. Je persoonlijke beschikbaarheid (stap 2) en de beschikbaarheid van de kalender (stap 3) moeten dat moment ook toestaan. Staat de dag in één van die twee uit, dan blijft hij dicht.

V: Waar zet ik tijden dicht: in mijn agenda of in mijn beschikbaarheid? Vaste patronen (bijvoorbeeld nooit op zondag, of doordeweeks pas vanaf 12:00) horen in je persoonlijke beschikbaarheid. Losse afspraken en lessen zet je in je eigen agenda, die blokkeren dat tijdslot vanzelf.

V: Geldt dit ook voor mijn teamleden? Ja, dit werkt voor iedereen hetzelfde. Elk teamlid heeft een eigen gekoppelde agenda en een eigen persoonlijke beschikbaarheid, en daarbovenop geldt de beschikbaarheid van de kalender waaraan diegene gekoppeld is.

Als er iets misgaat

Mijn agenda staat dicht, maar er wordt toch een afspraak ingepland

Dan loopt de synchronisatie met je gekoppelde agenda niet goed. Koppel je Google-account los en koppel het opnieuw via Settings en My Profile. Controleer daarna met een testafspraak of het tijdslot weer blokkeert.

Er kan geboekt worden op tijden dat ik lesgeef

Je gekoppelde agenda moet een afspiegeling zijn van je echte week. Zet je lessen als afspraak in je eigen agenda, dan blokkeren die tijdsloten automatisch. Zijn het vaste tijden die nooit kunnen, zet die uren dan dicht in je persoonlijke beschikbaarheid (stap 2).

Een dag is leeg in mijn agenda, maar toch niet boekbaar

Dan staat die dag dicht in je persoonlijke beschikbaarheid of in de beschikbaarheid van de kalender. Loop stap 2 en stap 3 langs voor precies die dag.

Ik zie de melding "geen tijdsloten vrij"

Er is geen aaneengesloten blok van 30 minuten meer over binnen de tijden die alle drie de lagen toestaan. Verplaats of verwijder afspraken in je eigen agenda, of zet meer uren open in stap 2 en stap 3.

Kom je er niet uit?

Stuur ons een bericht, dan kijken we met je mee. Voor GHL-systeemzaken kun je ook zoeken in het GHL Help Center op "calendar availability": https://help.gohighlevel.co