Je cijfers invullen in Volle Gym OS, per dag of per week

Invullen kost een paar minuten en je doet het bij Gegevens invoeren. Het formulier volgt de volgorde waarin je dag zich afspeelt: er meldt zich iemand aan, je voert je gesprekken, daar komt een verkoop uit, en dan pas staat er geld op je rekening. Eén keer per maand vul je daarnaast je kosten in.

Stappenplan

Stap 1: Kies de dag die je invult

Klik op Gegevens invoeren en daarna op Verkoop & leden. Bovenin staat een kalender met "Je vult in" erboven.

• Standaard staat hij op vandaag
• Een bolletje onder een dag betekent dat je die dag al iets hebt ingevuld
• Klik een eerdere dag aan om die te bekijken of aan te passen
• Vooruit bladeren voorbij deze maand kan niet

Vult jouw gym per week in, dan zie je in plaats van de kalender een lijst met weken, bijvoorbeeld "Week 33: 11 t/m 17 augustus". Achter de week die nu loopt staat "(loopt nog)".

Stap 2: Vul je aanmeldingen en je gesprekken in

Het eerste blok heet Aanmeldingen en vraagt vier getallen.

• "Leads via advertenties" en "Leads zonder advertentie" houd je apart, want alleen zo klopt je kosten per lead
• "Telefonische afspraken ingepland" is wat er die dag in de agenda is gezet. Een belafspraak of belgesprek is hetzelfde veld
• "Telefonische afspraken geweest" zijn alleen de gesprekken die echt doorgingen. Het verschil tussen die twee is je no-show

Daaronder staat Conversiegesprekken met drie blokken: Intake, Check-in en Eindmeting. Per blok vul je in hoeveel gesprekken je hield en hoeveel mensen daaruit lid werden. Bij de intake staat er een veld extra voor wie meteen het instapprogramma betaalde en dus echt startte.

Laat een veld waar niets gebeurde gewoon leeg. Dat telt als nul.

Stap 3: Vul in wat je verkocht en wie er stopte

Bij Wat heb je verkocht? staat elke regel uit je aanbod met de prijs erachter. Je typt alleen aantallen, dus je hoeft geen bedragen uit te rekenen. Onder de vakjes verschijnt "Dit vul je in" met per regel wat je invulde en wat dat aan omzet betekent.

Bij Wie is er gestopt? vul je per lidmaatschap in hoeveel leden er opzegden. Is er niemand gestopt, laat het dan leeg. Instapprogramma's staan hier niet bij, want die lopen gewoon af.

Twijfel je bij een veld, klik dan op het informatie-icoontje ernaast. Daar staat precies wat er wel en niet in hoort.

Stap 4: Vul je omzet in

Het laatste blok heet Omzet: wat er die dag echt op de rekening kwam, per soort.

• "Voor instapprogramma's": wat er binnenkwam aan instapprogramma's. Gaf je korting, vul dan in wat er echt binnenkwam
• "Vooruitbetaalde lidmaatschappen": leden die in één keer voor een langere periode betaalden, met het hele bedrag
• "Geïncasseerd bij je leden": alle incasso's van die dag, ook van leden die je al lang had
• "Supplementen en retail": alleen als je dat aan hebt staan
• "Terugbetaald aan klanten": als gewoon bedrag zonder minteken

Klik daarna op opslaan. Dezelfde dag later nog een keer opslaan overschrijft wat er stond; het telt nooit dubbel op.

Stap 5: Vul één keer per maand je kosten in

Klik bij Gegevens invoeren op Kosten (per maand). Zonder deze bedragen laat het scherm alleen je omzet zien en niet wat je eraan overhoudt.

• "Kosten om je diensten te leveren": het loon van de trainers die de sessies draaien. Hiermee bepaalt het scherm je brutomarge. Weet je het niet, laat het dan leeg
• "Personeelskosten": al het andere personeel, inclusief werkgeverslasten en zzp-facturen. Je eigen opname als eigenaar telt niet mee
• "Advertentiekosten": wat je die maand aan advertenties uitgaf. Hiermee komen je kosten per lead en per verkoop tot stand
• "Overige kosten": huur, energie, software en verzekering bij elkaar

In het jaaroverzicht betekent een bolletje dat je die maand al hebt ingevuld. Klik een eerdere maand aan om die aan te passen; wat je toen invulde wordt vanzelf geladen. Alleen een eigenaar ziet dit formulier.

Checklist

• Ik vul elke dag mijn cijfers in, ook als het een nul-dag was
• Mijn leads staan gesplitst in met en zonder advertentie
• Mijn drie conversiegesprekken staan erin
• Mijn omzet staat op de juiste soort
• De kosten van deze maand zijn ingevuld

Veelgestelde vragen

V: Ik ben een paar dagen vergeten. Kan dat nog? Ja. Klik in de kalender op die dag en vul hem alsnog in. Dagen zonder bolletje zijn nog leeg, dus je ziet meteen welke je hebt overgeslagen.

V: Mag ik een week invullen die nog loopt? Ja. Kies die week later opnieuw en pas de cijfers aan; je overschrijft dan wat er stond. Een week die nog moet beginnen kun je niet invullen.

V: Ik vulde eerst per dag in en stap over op per week. Ben ik mijn cijfers kwijt? Nee. Wat je per dag hebt ingevuld staat al opgeteld in het weektotaal, en het blijft ook op die dag staan.

V: Waarom staat er een bolletje op vandaag terwijl ik vandaag niets invulde? Dat hoort niet meer te gebeuren. Een bolletje komt er alleen door cijfers over díe dag. Het zetten van je ledenstand geeft geen bolletje, want dat is een stand en geen dagcijfer.

V: Hoe gooi ik een dag helemaal weg? Onderaan het formulier staat Deze dag verwijderen, met een bevestiging. Bij een week gaan de cijfers van alle dagen in die week mee, inclusief wat je eerder per dag invulde. Je maandkosten blijven staan en je kunt dit niet ongedaan maken.

V: Vul ik mijn advertentiekosten per dag in? Nee, alleen per maand, bij Kosten (per maand). Het scherm rekent dat bedrag zelf om naar de periode waar je naar kijkt.

Als er iets misgaat

Er staat "Deze dag ligt in de toekomst"

Je mag invullen zodra de periode begonnen is. Voor een dag is dat die dag zelf, voor een week de maandag ervan. Kies een dag van vandaag of eerder.

Het scherm zegt dat mijn weektotaal lager is dan wat er al per dag staat

Dan heb je in die week al dagen ingevuld die samen hoger uitkomen dan het totaal dat je nu typt. Het weektotaal telt alles van maandag tot en met zondag, dus het kan niet lager zijn dan wat er al staat. Verhoog het totaal, of corrigeer eerst de dag zelf.

Ik krijg een melding dat een getal niet kan kloppen

Bij "kan niet kloppen, kijk of er een nul te veel staat" zit er een tikfout in. Aantallen boven de honderdduizend en bedragen boven de tien miljoen worden geweigerd. Een negatief getal kan ook niet: een terugbetaling vul je in bij "Terugbetaald aan klanten", zonder minteken.

Opslaan mislukt

Controleer je verbinding en probeer het opnieuw. Wat je typte blijft in beeld staan, dus je hoeft niet opnieuw te beginnen.

Kom je er niet uit?

Lukt het opslaan niet of weet je niet zeker in welk veld iets hoort, stuur ons dan een bericht met de datum erbij. Wil je bespreken wat je aan een tegenvallend cijfer doet, neem dat mee naar de wekelijkse group call.