Welke berichten krijgt een lead automatisch, en wanneer?

Elke lead die zich aanmeldt loopt door een vaste reeks berichten. Hieronder staat per moment wat er uitgaat, via welk kanaal, wanneer, en wat er letterlijk in staat. Zo kun je een vraag van een lead ("ik kreeg een appje van jullie") meteen thuisbrengen, en zie je zelf waar jouw beurt begint.

Er lopen twee kanalen naast elkaar. WhatsApp draagt de opvolging en de korte bevestigingen. E-mail komt erbij op de momenten waar details in moeten: bij de aanmelding, bij een belafspraak en bij de intake op locatie. Een lead krijgt dus geen appjes alleen, er gaat op die momenten altijd ook een mail uit.

Dit artikel loopt van de aanmelding tot en met het inplannen van de fysieke intake. Wat daarna komt, zoals de check-ins, staat er bewust niet in.

Waar deze teksten vandaan komen. Ze zijn uitgelezen uit de workflows zoals die nu live staan. Een enkele gym staat op een afwijkende instelling en krijgt dan andere teksten. Twijfel je of dit bij jou zo werkt, kijk dan bij een recente lead in Conversations of vraag het ons even.

Let op: {jouw voornaam} is een instelling, geen automatisch veld. In elk bericht staat de voornaam van het aanspreekpunt van jouw gym. Draagt iemand anders die rol over, geef dat dan aan ons door. Anders blijven leads berichten krijgen van iemand die er niet meer over gaat.

Stappenplan

Stap 1: De lead meldt zich aan

Er gaan drie dingen weg: een e-mail en twee WhatsApp-berichten.

E-mail, onderwerp "Je aanvraag bij {naam gym} is binnen":

Je aanvraag is binnen, goed dat je info hebt aangevraagd.

De volgende stap is een kort telefonisch kennismakingsgesprek. Daarin kijken we samen wat je wilt bereiken en of ons programma daarbij past. Past het niet, dan zeggen we dat eerlijk.

Omdat jij waarschijnlijk ook druk bent, kun je zelf een moment kiezen dat jou uitkomt via deze link.

Plan je iets in? Dan spreek ik je snel,

• {jouw naam} ({naam gym})

WhatsApp, ongeveer vijf minuten na de aanmelding:

Hey {voornaam lead}, {jouw voornaam} hier van {naam gym}. Ik zag dat je wat info had aangevraagd over ons programma dus ik zou je daar graag even iver bellen!

WhatsApp, zes seconden later:

Ik bedoel over* 😅 Zou je via deze link willen laten weten wanneer jou dat het beste uitkomt? {boekingslink}

Mocht je trouwens niet op de link kunnen klikken dan kan het zijn dat je eerst eventjes ons telefoonnummer moet opslaan

De tikfout "iver" is met opzet. Het correctiebericht erachteraan laat de reeks lezen als een mens die zit te typen, en daar wordt meer op geantwoord.

Stap 2: De lead boekt niets

Dan volgen er nog drie WhatsApp-berichten. Boekt of antwoordt hij tussendoor, dan stopt de reeks.

Ongeveer 1 dag na de aanmelding:

Hey {voornaam lead}, ben even benieuwd, wat is jouw belangrijkste fitheid/gezondheidsdoel? 😊

Ongeveer 3 dagen na de aanmelding:

Hoi {voornaam lead}, ik had even een moment tussen de sessies door dus ik dacht ik stuur je even een berichtje. Komt de ochtend of middag meestal beter uit voor jou om contact te hebben? Laat het me weten!

• {jouw voornaam} Tot dan!

Ongeveer vijfenhalve dag na de aanmelding:

Ik weet hoe belangrijk het is om je weer goed te voelen en de regie over je gezondheid te nemen. Daarom blijf ik je even herinneren, want dit programma kan echt een verschil maken. Laat het me weten als je er klaar voor bent!

Daarna stopt het. Een lead die niets doet krijgt dus één e-mail en vijf WhatsApp-berichten, verspreid over vijfenhalve dag. Wil je hem daarna nog benaderen, dan is dat handwerk van jou.

Stap 3: De lead boekt een telefonisch gesprek

Direct, WhatsApp:

📞 [AUTO BEVESTIGING]:

Je gesprek is goed binnengekomen voor {datum en tijd}. Het is telefonisch. De bevestiging en verdere info vind je in de mail 🙌🏼

Direct, e-mail, onderwerp "Bevestiging afspraak met {teamlid}":

Je kennismakingsgesprek is om {tijd} op {datum} samen met {teamlid}.

Zorg je dat 'ie in je agenda staat (als 'ie daar nog niet automatisch in is gekomen)? 👉🏼 Google Calendar | Outlook | iCloud

De afspraak zal telefonisch plaatsvinden, we bellen je vanuit {je telefoonnummer}.

Dit wordt een kort oriënterend gesprek om je doelen te bespreken, informatie te geven en te bepalen of het programma bij je past.

🔥 Het zou enorm fijn zijn als je dit gesprek voert vanuit een rustige plek zonder afleidingen, dus liever niet vanuit de auto bijvoorbeeld.

Het appje verwijst dus naar deze mail. Alles wat een lead nodig heeft staat daarin, inclusief de agendaknoppen en het nummer waarmee je belt.

Ongeveer 24 uur van tevoren, WhatsApp:

Hoi {voornaam lead}, ik ben me aan het voorbereiden op onze afspraak morgen en ben even benieuwd of je liever 's ochtends of 's avonds traint?

Ik wil er namelijk zeker van zijn dat we je optimaal kunnen helpen!💪

Dit is bewust een vraag en geen herinnering. Op een vraag komt antwoord, en dan sta je niet blanco in het gesprek.

Ongeveer 1 uur van tevoren, WhatsApp:

Hey {voornaam lead}, ik heb straks tussendoor tijd om je rond {tijd} te bellen. Hopelijk komt dat nog uit. Ik bel je vanuit {je telefoonnummer}, spreek je zo! Groetjes, {jouw voornaam} 💪

Het nummer staat er bewust bij. Een onbekend nummer wordt vaker niet opgenomen.

Stap 4: De lead boekt een opvolggesprek

Belafspraken die je zelf inplant na het eerste gesprek volgen dezelfde vorm, met minder eromheen.

Direct, WhatsApp:

📞 [AUTO BEVESTIGING]:

Je gesprek is goed binnengekomen voor {datum en tijd}. Het is telefonisch. De bevestiging en verdere info vind je in de mail 🙌🏼

Direct, e-mail, onderwerp "Bevestiging gesprek met {teamlid}".

Ongeveer 1 uur van tevoren, WhatsApp:

Hey {voornaam lead}, ik bel je zo rond {tijd}, hopelijk komt dat nog uit. Spreek je zo!

Stap 5: De lead boekt de intake op locatie

Direct, WhatsApp:

🗓️ [AUTO BEVESTIGING]:

Je intake is goed binnengekomen voor {datum en tijd}. De bevestiging en verdere info vind je in de mail 🙌🏼

Direct, e-mail, onderwerp "Bevestiging intake met {teamlid}":

Je intakegesprek is om {tijd} op {datum} samen met {teamlid}.

Locatie: {adres van je gym} Parkeren: {parkeerinformatie} Google Maps locatie: {maps-link}

🔥 Noteer deze datum in je agenda of voeg hem toe via onderstaande links. Plan om 5 minuten eerder aanwezig te zijn! Google Calendar | Outlook | iCloud

Het adres, de parkeerinformatie en de Maps-link staan dus in de mail en niet in het appje. Controleer die drie één keer goed: staat er iets fout, dan staat je lead ergens anders.

Een dag van tevoren, WhatsApp:

Wij zien elkaar morgen om {tijd} en zijn super enthousiast om je te ontmoeten! 🙌

Bekend probleem: er gaat een leeg bericht mee. Direct na de bevestiging staat er een stap "Confirmation Video" die geen tekst bevat. Die probeert een leeg bericht te versturen en mislukt. Je lead merkt er niets van, maar het kan als mislukt bericht in Conversations opduiken. Wij pakken dit op, je hoeft er zelf niets mee.

Checklist

• De voornaam onder de berichten is de persoon die de leads ook echt opvolgt
• De boekingslink in het tweede bericht opent de agenda waarin jij je gesprekken wilt hebben
• Het adres, de parkeerinformatie en de Maps-link in de intakemail kloppen
• Het telefoonnummer in de belbevestiging is het nummer waarmee je ook echt belt
• Je weet dat een lead die niets doet één mail en vijf WhatsApp-berichten krijgt over vijfenhalve dag, en daarna niets meer

Veelgestelde vragen

V: Krijgt mijn lead nou een mail of een appje? Allebei. Bij de aanmelding, bij een belafspraak en bij de intake gaat er naast het WhatsApp-bericht altijd een mail uit. De details staan in de mail, het appje is de korte melding.

V: Mijn lead zegt dat hij geen mail heeft gehad. Kijk in app.vollegym.nl onder Conversations bij dat contact: daar staat elke verstuurde mail. Staat hij er wel maar heeft de lead hem niet gezien, laat hem dan in zijn map ongewenste mail kijken. Staat hij er niet, geef het dan aan ons door.

V: Er staat een tikfout in het eerste bericht ("iver bellen"). Is dat een fout? Nee, die is met opzet. Het bericht erna corrigeert hem ("Ik bedoel over*"). Een tikfout die je zelf verbetert leest als een mens en levert meer reacties op dan een perfect bericht.

V: Op welk tijdstip gaan de berichten uit? Niet 's nachts. Ze gaan pas vanaf ongeveer kwart over acht 's ochtends de deur uit, ook als de lead om drie uur 's nachts binnenkomt.

V: Mijn lead had al geboekt en kreeg tóch nog een opvolgbericht. Dat hoort niet en het komt bijna nooit voor. Het gebeurt als de boeking in een agenda valt die niet aan de reeks gekoppeld is, bijvoorbeeld een agenda die je zelf hebt aangemaakt. Meld het bij ons met de naam van de lead, dan koppelen wij die agenda alsnog.

V: Kan ik een tekst of een tijdstip aanpassen? Ja, maar geef het aan ons door in plaats van het zelf te wijzigen. De berichten hangen aan elkaar en aan de wachttijden ertussen, en elke WhatsApp-tekst moet vooraf door WhatsApp zelf worden goedgekeurd. Dat duurt meestal een dag.

V: Waar zie ik terug wat er precies is verstuurd? In app.vollegym.nl onder Conversations, bij het contact zelf. Daar staat alles op volgorde: WhatsApp, e-mail en telefoontjes door elkaar, met de bezorgstatus erbij.

V: Ik wil dat één specifieke lead helemaal geen berichten meer krijgt. Zet het contact op Do Not Disturb en geef het de tag geen-afspraken. Dan valt hij uit alle reeksen.

Kom je er niet uit?

Stuur ons een bericht, dan kijken we mee.