Agenda koppelen en beschikbaarheid instellen

Account en technische setup · bijgewerkt op 24 oktober 2026

Een lead die zich zelf inboekt, kiest een tijd uit wat jouw agenda in app.vollegym.nl op dat moment als vrij laat zien. Klopt die agenda niet, dan staat er een belafspraak op een moment dat je een les geeft, bij de kinderen bent of onderweg. Met één persoon is dat nog te overzien. Met meerdere teamleden die bellen en intakes doen gaat het snel mis, omdat ieder zijn eigen agenda heeft en die allemaal moeten kloppen. Dit artikel loopt de inrichting stap voor stap door, voor jezelf en voor je team.

Het uitgangspunt is eenvoudig: de agenda in app.vollegym.nl moet een eerlijke afspiegeling zijn van je echte week. Liever te weinig vrije tijd dan te veel, want elk vrij uur kan een lead zelf vastpakken.

Hoe de agenda's samenwerken

Voor de telefonische afspraken en de intake staan er aparte agenda's in je account. Alleen de belafspraak kan een lead zelf boeken. Alle andere afspraken, zoals de intake in de gym, plannen jij en je team in. Welke agenda's er zijn en waarvoor, lees je in De agenda's in je account.

Een tijdslot is alleen boekbaar als drie dingen dat toestaan:

Je eigen gekoppelde agenda (Google, Outlook of iCloud). Elke afspraak daarin blokkeert dat tijdslot.
Je persoonlijke beschikbaarheid in app.vollegym.nl: je vaste werktijden per weekdag.
De beschikbaarheid van de agenda zelf: de openingstijden van bijvoorbeeld de belagenda.

De strengste van de drie wint. Een lege dag in je Google-agenda is dus niet automatisch boekbaar, en een open belagenda helpt niet als jouw eigen agenda die dag vol staat.

Stappenplan

Stap 1: Spreek met je team af wie wat doet

Doe dit voordat iemand iets instelt, want de instellingen volgen uit deze afspraken.

Wie belt de leads? Iedereen die belafspraken doet, heeft een eigen gekoppelde agenda nodig en moet aan de belagenda gekoppeld zijn.
Wie doet de intakes in de gym? Dat kan een kleiner groepje zijn, met minder uren. Bellen kan ook 's avonds vanuit huis, een intake alleen als je op locatie bent.
Wie krijgt voorrang? Kiest een lead een tijd waarop meerdere teamleden vrij zijn, dan kan de afspraak eerst bij één vaste persoon terechtkomen en pas bij een ander als die niet kan. Laat ons weten wie voorrang krijgt en wie er aan welke agenda gekoppeld moet worden, dan zetten wij dat goed.
Spreek af dat degene die het telefoongesprek voert, de intake ook bij zichzelf inplant. Dan weet je zeker dat de intake op een moment komt waarop die persoon echt in de gym is.

Stap 2: Koppel ieder zijn eigen agenda

Elk teamlid koppelt zijn eigen Google-, Outlook- of iCloud-agenda, onder Settings, My Profile. Dit doet ieder voor zichzelf, ook als je al een paar teamleden hebt gekoppeld.

Koppel je iCloud, dan heb je een app-specifiek wachtwoord van Apple nodig in plaats van je gewone Apple-wachtwoord, anders krijg je de melding dat je inloggegevens niet kloppen. De stappen staan hier: iCloud-agenda koppelen. Zie je bij Apple de knop voor app-specifieke wachtwoorden niet, dan staat twee-factor-authenticatie nog uit; Apple legt dat uit op support.apple.com.
Gebruikt iemand een agenda-app die niet met Google, Outlook of iCloud te koppelen is, maak dan een Google-agenda aan en zet daar dezelfde afspraken in. Die Google-agenda koppel je, en die wordt de afspiegeling van je echte agenda.
Maak geen gezamenlijke Google-agenda voor het hele team. Een afspraak in een gedeelde agenda blokkeert iedereen tegelijk, en je kunt niet zien voor wie hij bedoeld is. Ieder zijn eigen agenda werkt beter, en in app.vollegym.nl kun je elkaars agenda al naast elkaar zien.

Stap 3: Zet je vaste werktijden in je persoonlijke beschikbaarheid

Ga naar Settings, My Profile en scroll naar Availability. Beheer je het team, dan pas je de beschikbaarheid van een teamlid aan via Settings, My Staff, het potloodje bij die persoon, tabblad User Availability.

Zet hier de dagen en tijden waarop je in principe gebeld kunt worden. Wat je nooit kunt, zoals de zondag of de ochtenden waarop je altijd lesgeeft, zet je hier dicht.
Deze tijden gelden elke week hetzelfde. Is jouw week bijna nooit gelijk, houd dit dan ruim en regel de rest in je eigen agenda (stap 4). Die pas je makkelijk aan op je telefoon.

Stap 4: Blok in je eigen agenda alles waarop je niet kunt

Je gekoppelde agenda geeft door wanneer je bezet bent. Het werkt niet andersom: een blok "beschikbaar" in je Google-agenda zet niets open. Je kunt alleen dichtzetten.

Zet al je lessen, PT-sessies en klanten in je agenda.
Zet ook privétijd erin, en reistijd naar en van de gym. Wie dat vergeet, krijgt een belafspraak op het moment dat hij in de auto zit.
Een werkwijze die goed werkt: blok standaard grote stukken als "niet boeken" en laat alleen de uren open waarop je zeker kunt bellen. Valt er een klant uit, haal dan dat blok weg en het uur komt vanzelf weer vrij.
Let op AM en PM als je agenda op Engels staat. Een blok van "1 tot 10" kan zo van 13:00 tot 22:00 lopen in plaats van 7:00 tot 11:00 's ochtends.

Stap 5: Regel hoe je team in elkaars agenda plant

Plant een collega (bijvoorbeeld aan de balie of in je eigen planningssoftware) een klant in op een uur dat in jouw agenda nog openstaat, dan weet app.vollegym.nl dat niet en kan daar alsnog een belafspraak in komen.

Spreek af dat die collega het je meteen laat weten, zodat je het uur zelf dichtzet.
Of laat die collega in app.vollegym.nl een geblokkeerd tijdslot in jouw agenda zetten. Dat kan ook voor een ander teamlid.
Plan je een afspraak in app.vollegym.nl, zet hem dan ook in je eigen planningssoftware als je die gebruikt. Andersom moet een afspraak uit je planningssoftware in je gekoppelde agenda terechtkomen.

Stap 6: Controleer de agenda's waar wij de tijden zetten

De belagenda en de intake-agenda hebben elk eigen openingstijden. Je vindt ze onder Calendars, Calendar Settings, Edit bij de agenda, onderdeel Availability.

De belagenda staat standaard open van 8:00 tot 21:00 en een lead kan maximaal 3 dagen vooruit boeken. Laat dat zo: wie verder vooruit boekt, neemt de telefoon vaker niet op.
Is een teamlid op vaste dagen op locatie, dan kunnen we de intake-agenda per persoon op die dagen zetten. Vraag het ons, dan stellen we het in.
Wijzig de naam, de duur of het interval van een agenda niet zelf. Waarom niet, staat in De agenda's in je account.

Stap 7: Test het zoals een lead het ziet

Zet een testafspraak in je eigen agenda en kijk of dat tijdslot verdwijnt uit de boekingslink van de belagenda.
Open de boekingslink en loop de komende drie dagen langs. Zie je een tijd waarop jij of een collega niet kan bellen, dan staat er bij die persoon nog iets open.
Doe dit voor elk teamlid dat aan de belagenda gekoppeld is.

Checklist

Afgesproken wie belt, wie intakes doet en wie voorrang krijgt, en dat aan ons doorgegeven
Elk teamlid dat belt heeft zijn eigen agenda gekoppeld
Vaste werktijden staan in de persoonlijke beschikbaarheid van iedereen
Lessen, klanten, privétijd en reistijd staan in de gekoppelde agenda's
Afgesproken hoe een collega een uur dichtzet als hij in jouw agenda plant
Testafspraak blokkeert het tijdslot in de boekingslink, voor elk teamlid

Veelgestelde vragen

V: Kan ik in mijn Google-agenda gewoon zetten wanneer ik wel beschikbaar ben? Nee. De koppeling geeft alleen door wanneer je bezet bent. Vaste werktijden zet je in je persoonlijke beschikbaarheid, en wat daarbinnen niet kan blok je in je agenda.

V: Ik ben veel vaker beschikbaar om te bellen dan voor een intake. Hoe regel ik dat? De belafspraak en de intake hebben elk een eigen agenda. Zet je agenda open voor de uren waarop je kunt bellen. Een intake kan een lead niet zelf boeken, die plan je zelf in op een moment dat je in de gym bent.

V: Moet ik ook beschikbaar zijn om een nieuwe lead meteen te bellen? Nee, dat staat los van je agenda. Een nieuwe lead bel je zo snel als je kunt, ook tussendoor. De agenda gaat over de belafspraken die vooruit gepland worden.

V: Een lead heeft zich voor morgen ingeboekt, maar ik heb nu tijd. Mag ik eerder bellen? Ja, graag. Bel nu en vraag of het al uitkomt. Dan spreek je hem eerder en komt het tijdslot van morgen weer vrij.

V: Kunnen we niet één gezamenlijke agenda voor het hele team gebruiken? Liever niet. Een afspraak in een gedeelde agenda zet iedereen tegelijk dicht, en je ziet niet bij wie hij hoort. Elk teamlid zijn eigen agenda koppelen werkt beter.

Als er iets misgaat

Er wordt een belafspraak geboekt op een moment dat ik niet kan

Kijk in je gekoppelde agenda of dat moment echt geblokt was. Stond het er wel in, koppel je agenda dan opnieuw onder Settings, My Profile en test met een testafspraak. Stond het er niet in, zet het blok erbij. Was het een afspraak die een collega voor je inplande, spreek dan af hoe die het uur voortaan dichtzet (stap 5).

Mijn agenda is leeg, maar een lead kan toch niets kiezen

Dan staat de dag dicht in je persoonlijke beschikbaarheid of in de beschikbaarheid van de belagenda. Loop stap 3 en stap 6 langs voor precies die dag.

De afspraak komt steeds bij dezelfde collega terecht

Dat is de voorrang die in de agenda is ingesteld. Kiest een lead een tijd waarop de collega met voorrang vrij is, dan komt de afspraak daar. Wil je het anders verdelen, laat het ons weten.

Ik zie de melding "geen tijdsloten vrij"

Er is binnen de tijden die alle drie de lagen toestaan geen aaneengesloten blok meer vrij dat lang genoeg is voor een afspraak. Haal blokken weg uit je agenda of zet meer uren open in stap 3.

Kom je er niet uit?

Stuur ons een bericht met de naam van het teamlid en de dag waarop het misgaat, dan kijken we met je mee. Voor GHL-systeemzaken kun je ook zoeken op "calendar availability" in het GHL Help Center.