De agenda's in je account: welke er zijn en waarvoor

In je account staat niet één agenda maar een handvol, elk voor een andere stap in het traject van een lead. Welke agenda je gebruikt bepaalt wat de lead aan berichten krijgt en waar de afspraak in je cijfers terechtkomt. Hieronder staat welke agenda's er zijn, waarvoor ze dienen en wat je beter niet zelf aanpast.

De agenda's op een rij

De namen zijn op dit moment aan het veranderen van Engels naar Nederlands. Sommige accounts hebben de oude naam nog, andere de nieuwe. Beide staan hieronder, en ze doen precies hetzelfde.

Werf je ook trainers met advertenties, dan staat er een aparte agenda voor sollicitatiegesprekken. Die telt nooit mee in je leadcijfers.

Waarom het uitmaakt in welke agenda je boekt

De twee belagenda's leiden allebei tot hetzelfde gesprek, maar ze vertellen een ander verhaal. De ene zegt dat de lead zelf een moment koos, de andere dat er gebeld moest worden om het in te plannen. Dat verschil is je beste stuurinformatie: loopt het aandeel zelf geboekte gesprekken terug, dan komt er iets uit je advertentie of je pagina niet meer binnen.

Plan je een telefonisch gesprek in de agenda van de intake, dan staat er in je cijfers een intake die nooit heeft plaatsgevonden. De lead krijgt bovendien de verkeerde bevestiging: die van de intake bevat je adres en je parkeerinformatie, en dan staat iemand voor je deur terwijl jij op een belletje wacht.

Wat je zelf instelt

Je bepaalt zelf wanneer er in elke agenda geboekt kan worden. Dat loopt via drie lagen die allemaal open moeten staan, en de strengste wint. Het volledige stappenplan staat in De drie lagen van beschikbaarheid in je agenda.

In de belagenda staat standaard dat een lead maximaal 3 dagen vooruit kan boeken. Laat dat venster staan: verder vooruit boeken levert meer afzeggingen op, want mensen nemen de telefoon dan niet meer op.

De belagenda volgt daarbij je eigen beschikbaarheid, die je instelt onder Settings, My Profile, Availability. De intake-agenda heeft een eigen venster dat daar los van staat. Sluit je belagenda eerder dan de intake-agenda terwijl er bij de intake nog ruimte is, verruim dan je eigen beschikbaarheid onder My Profile. Dat geeft meteen meer belmomenten vrij.

Wat je beter aan ons overlaat

• De naam van een agenda. Het systeem herkent aan de naam welke stap het is. Hernoem je er een, dan komen de afspraken niet meer in je cijfers terecht en gaan de bijbehorende berichten mogelijk niet meer uit.
• De duur en het interval. Wil je een langere intake of kortere belafspraken, laat het ons weten. Wij leggen die wijziging vast bij jouw gym. Pas je het zelf aan, dan kan hij bij een volgende systeemupdate terugspringen naar de standaard zonder dat iemand het merkt.
• Een agenda verwijderen of uitzetten. Aan elke agenda hangen berichten en velden. Een agenda die weg is neemt die stilletjes mee.

Checklist

• Je weet welke agenda bij welk gesprek hoort
• Telefonische gesprekken staan in een belagenda, niet in de intake-agenda
• Alle eigenaren hebben hun eigen agenda gekoppeld
• Je beschikbaarheid staat open op de dagen en tijden waarop je echt kunt
• Wijzigingen in duur of naam heb je bij ons gemeld

Veelgestelde vragen

V: Waarom zijn er twee agenda's voor hetzelfde telefoongesprek? Om te kunnen zien hoe de afspraak tot stand kwam: door de lead zelf of doordat jullie hebben gebeld. In je cijfers staan die twee apart.

V: Mijn account heeft nog de Engelse namen. Moet ik iets doen? Nee. Beide namen werken; wij zetten dit per gym om.

V: Kan ik een extra agenda aanmaken voor iets anders, bijvoorbeeld proeflessen? Dat kan. Een agenda die je zelf aanmaakt staat los van de leadfunnel, dus daar gaan geen automatische berichten uit en hij telt niet mee in de cijfers van je funnel. Wil je er wel berichten bij, geef het dan aan ons door.

V: Ik zie zes check-in-agenda's staan. Welke moet ik gebruiken? In een aantal accounts staan er oude varianten naast de nieuwe. Er zijn er maar twee die tellen: de check-in halverwege het programma en de eindmeting aan het eind. Twijfel je welke dat bij jou zijn, vraag het ons even.

Als er iets misgaat

Een lead kan geen enkel moment kiezen

Dan staat minstens één van de drie beschikbaarheidslagen dicht op dat moment. Loop ze langs met De drie lagen van beschikbaarheid in je agenda.

Een lead kreeg een foutmelding bij het boeken

Klik zelf op de boekingslink van die agenda en kijk of er vrije tijdsloten staan. Zie je die gewoon, dan lag het waarschijnlijk aan een tijdelijke hapering bij de lead zelf. Zie je nergens een vrij moment, meld dat dan bij ons met de naam van de agenda erbij.

Er is in de verkeerde agenda geboekt

Verplaats de afspraak naar de juiste agenda en controleer daarna bij het contact welke bevestiging er is uitgegaan. Ging er een verkeerde mail uit, stuur de lead dan even zelf een bericht met de juiste informatie.

De duur van een agenda staat ineens weer op de standaard

Dat gebeurt als een wijziging niet bij ons is vastgelegd. Meld het, dan zetten we hem terug en leggen we hem vast bij jouw gym.

Kom je er niet uit?

Stuur ons een bericht met de naam van de agenda erbij. Voor de instellingen van een agenda zelf kun je ook zoeken op "calendar settings" in het GHL Help Center.