De automatiseringen in je account: wat ze doen en waarom je ze laat staan

Onder Automations in je account staat een reeks workflows. Zij versturen de berichten aan je leads, vullen velden bij het contact en zorgen dat een reeks stopt zodra er een afspraak staat. Je hoeft er niets aan te doen, en juist daarom is het goed om te weten wat er draait voordat je iets aanpast.

Wat een workflow is

Een workflow is een reeks stappen die start bij een gebeurtenis. Iemand vult je formulier in, boekt een afspraak of doet een betaling, en daarna volgt een vaste route: wacht een uur, stuur een appje, zet een veld, controleer of er al geboekt is.

De namen beginnen met een nummer, in de volgorde van je funnel. Zo zie je in één oogopslag welke bij welke stap hoort.

Welke workflows er draaien

Werf je ook trainers met advertenties, dan staat er een eigen set voor sollicitanten. Daarnaast draaien er technische workflows die de koppeling met WhatsApp en de telefonie regelen. Die raak je nooit aan.

Wat er precies in de berichten staat en op welk moment ze uitgaan, lees je in Welke berichten krijgt een lead automatisch, en wanneer?.

Wat ze naast berichten sturen nog meer doen

• Velden vullen bij het contact. Datum en tijd van de afspraak, de medewerker, de agendalink. Die velden komen daarna terug in de bevestiging die de lead krijgt.
• Controleren of er al geboekt is. Staat er een afspraak, dan stopt de opvolgreeks. Zonder die controle zou iemand met een afspraak nog aanmaningen krijgen om er een te maken.
• De lead klaarzetten voor je bellijst. Zo weten jij en je collega's wie er vandaag aan de beurt is.

Waarom je ze niet zelf uitzet of aanpast

Een uitgezette workflow geeft geen foutmelding. De leads blijven binnenkomen, alleen krijgt niemand meer een bericht, en dat merk je pas als de eerste belt om te vragen waarom hij niets hoorde.

Aanpassen heeft hetzelfde risico in een andere vorm. Opslaan gaat in twee stappen, en vergeet je de tweede, dan verdwijnt je wijziging zonder melding terwijl het scherm doet alsof het gelukt is. Daarnaast hangen de stappen aan elkaar: een wachttijd verkorten verschuift alles erachter, en een WhatsApp-tekst wijzigen kan niet zomaar, want elke tekst moet eerst door WhatsApp zelf worden goedgekeurd.

Wil je iets anders hebben, dan kan dat bijna altijd. Geef door wat je wilt bereiken, dan bouwen wij het en testen we het voordat het bij je leads terechtkomt.

Wat je doet als je denkt dat er iets fout gaat

1. Noteer de naam van de lead en wat je verwachtte dat er zou gebeuren.
2. Open het contact en kijk onder Conversations wat er wél is verstuurd, en of er iets als mislukt gemarkeerd staat.
3. Controleer of er een afspraak in het systeem staat. Veel meldingen over uitgebleven berichten komen doordat de reeks netjes is gestopt bij een boeking.
4. Stuur ons een bericht met die drie dingen erbij. Met de naam van de lead kunnen wij de hele route teruglezen.

Zet zelf niets uit om te testen. Een halve reeks is lastiger te herstellen dan een reeks die gewoon doorloopt.

Checklist

• Je weet welke workflow bij welke stap in je funnel hoort
• Je hebt geen workflow uitgezet of stappen verwijderd
• Bij een melding kijk je eerst bij het contact wat er is verstuurd
• Wijzigingsverzoeken geef je aan ons door met wat je wilt bereiken

Veelgestelde vragen

V: Mag ik een eigen workflow aanmaken, bijvoorbeeld voor mijn bestaande leden? Ja. Een nieuwe workflow die je zelf bouwt staat los van de leadfunnel. Houd wel in de gaten dat dezelfde persoon niet in twee reeksen tegelijk komt, anders krijgt hij dubbele berichten.

V: Een lead kreeg twee keer hetzelfde bericht. Hoe kan dat? Meestal heeft hij het formulier twee keer ingevuld en is de reeks opnieuw gestart. Meld het met zijn naam, dan kijken wij mee.

V: Ik wil een bericht een dag later laten uitgaan. Kan dat? Dat kan, en het geldt dan voor al je leads. Geef door welk bericht het is en wat het nieuwe moment moet worden.

V: Kan ik zien of een workflow heeft gedraaid? Bij het contact zie je het resultaat: de verstuurde berichten en de gevulde velden. De workflow zelf hoef je daarvoor niet te openen.

Als er iets misgaat

Leads komen binnen maar krijgen geen enkel bericht

Controleer eerst of je WhatsApp nog gekoppeld is, want dat is de meest voorkomende oorzaak. Zie Mijn WhatsApp-berichten komen niet aan bij een lead. Blijft het stil, meld het dan met de naam van een lead erbij.

Een lead krijgt berichten die niet meer kloppen

Zet het contact op Do Not Disturb en kijk of er nog opvolging loopt die je stop moet zetten. Het stappenplan staat in Een lead blokkeren die steeds terugkomt en nooit komt opdagen. Laat ons daarna weten wat er misging.

Ik wil de opvolgberichten voor één contact stopzetten

Do Not Disturb zet nieuwe berichten stil, maar haalt een contact niet vanzelf uit een opvolgreeks die al loopt. Die reeks kan dan doorlopen zonder dat er nog iets uitgaat. Wil je zeker weten dat de reeks ook echt stopt, meld het dan bij ons met de naam van het contact. Wij halen hem dan handmatig uit de workflow.

Ik heb per ongeluk iets aangepast in een workflow

Meld het meteen, ook als je denkt dat je niets hebt opgeslagen. Wij zetten hem terug naar de werkende versie.

Kom je er niet uit?

Stuur ons een bericht met de naam van de lead en wat je verwachtte. Zoeken op "workflows" in het GHL Help Center helpt als je wilt begrijpen hoe de builder zelf werkt.