De reis van een lead: van advertentie tot deelnemer

Elke lead legt dezelfde route af door je account in app.vollegym.nl: advertentie, landingspagina, formulier, belafspraak, aanbetaling, intake op locatie, deelnemer. Een deel van die stappen gaat vanzelf, de rest is jouw werk. Hieronder staat per stap wat er gebeurt, wanneer jij aan zet bent en waar je het terugziet.

Stappenplan

Stap 1: De lead klikt op je advertentie en landt op je landingspagina

• De advertentie stuurt mensen naar een landingspagina op je eigen domein, een adres dat begint met go-.
• Er staan twee versies van die pagina klaar, een voor vrouwen en een voor mannen. Welke iemand ziet hangt af van de advertentie waarop hij klikte.
• Op de pagina staan jouw foto's en jouw reviews. Hoe je die aanlevert staat in Foto's en reviews uploaden voor de landingspagina.

Stap 2: Hij vult het formulier in en wordt een contact

• Naam, telefoonnummer en e-mailadres komen binnen als nieuw contact in je account.
• Het formulier vraagt ook naar zijn doel en naar wat het tot nu toe lastig maakt. Die antwoorden staan bij het contact en zijn je beste voorbereiding op het gesprek.
• Bij het contact wordt vastgelegd via welke pagina en welke advertentie hij binnenkwam. Daarmee weet je later welke advertentie leden oplevert.

Een contact dat je zelf aanmaakt of importeert telt niet mee als lead in de cijfers. Anders zou een geïmporteerde ledenlijst je resultaat opblazen.

Stap 3: Het systeem stuurt de eerste berichten

Binnen een paar minuten gaan er automatisch een e-mail en twee WhatsApp-berichten uit, met daarin de link waarmee hij zelf een belmoment kan kiezen. Boekt hij niets, dan volgen er nog drie berichten, verspreid over vijfenhalve dag. Welke berichten dat precies zijn en wat erin staat, lees je in Welke berichten krijgt een lead automatisch, en wanneer?.

Deze reeks stopt zodra er een afspraak in het systeem staat of de lead zelf antwoordt.

Stap 4: Jij belt, of hij boekt zelf

Hier begint jouw werk, en hier valt in de praktijk de meeste winst te halen.

Optie 1: hij boekt zelf een moment via de link uit de berichten. De afspraak komt in je belagenda te staan en hij krijgt een bevestiging per WhatsApp en per mail.

Optie 2: jij belt hem voordat hij zelf iets kiest. Bel altijd vanuit de app, dan wordt het gesprek opgenomen en staat het bij het contact. Krijg je hem aan de lijn en wil hij een gesprek, plan dat dan in de belagenda waarin het team afspraken zet.

Hoe je belt en wat je daarna invult staat in Leads bellen via het systeem en de sales tracker invullen.

Stap 5: Het telefonische gesprek en de aanbetaling

• Aan het eind van een goed gesprek vraag je de aanbetaling van 20 euro. Stuur de betaallink tijdens het gesprek en rond het samen af terwijl je hem aan de lijn hebt.
• Pas als de betaling binnen is, zet je de intake in de agenda. Controleer dat in je account onder Payments.
• Na afloop vul je de sales tracker in bij het contact. Doe dat ook als het gesprek niet doorging: zonder ingevulde tracker blijft de lead op de bellijst staan en belt je collega hem een tweede keer.

Stap 6: De intake in de gym

• De intake staat in een eigen agenda, los van je belafspraken. De bevestigingsmail bevat je adres, je parkeerinformatie en een kaartlink.
• Bij de intake rond de deelnemer de betaling van het programma af. Wat je daarna doet staat in Wat moet ik doen na de betaling tijdens de intake?.
• Vanaf dit moment heet hij geen lead meer maar deelnemer.

Stap 7: Het programma, de check-in en de eindmeting

Tijdens het programma staan er twee momenten vast: een check-in halverwege en een eindmeting aan het eind. Allebei hebben ze een eigen agenda en een eigen formulier. De eindmeting is het gesprek waarin je het doorlopende lidmaatschap bespreekt, dus die zet je niet over.

Stap 8: Waar je alles terugziet

• Bij het contact zelf: alle berichten, mails en telefoongesprekken op volgorde, met de ingevulde trackers eronder.
• In je agenda's: wat er gepland staat en wat is geweest.
• Onder Payments: elke geslaagde betaling, met de naam van het product erbij.

Checklist

• Je weet welke stappen automatisch gaan en welke van jou zijn
• Je belt leads vanuit de app, niet vanaf je eigen telefoon
• De aanbetaling is binnen voordat je de intake inplant
• Na elk gesprek staat de tracker ingevuld bij het contact
• Adres en parkeerinformatie in je account kloppen, want die gaan mee in de bevestigingsmail

Veelgestelde vragen

V: Waarom staat een lead nog op mijn bellijst terwijl ik hem al gesproken heb? Omdat de tracker bij dat contact nog niet is ingevuld. Die vult je collega's en het systeem in wat er gebeurd is; zonder dat blijft de lead openstaan.

V: Kan ik een lead overslaan en meteen de intake inplannen? Dat kan, maar je verliest dan de aanbetaling als drempel. De aanbetaling staat er juist om te zorgen dat mensen op hun afspraak verschijnen.

V: Een lead is van vorige maand en komt nu pas op gesprek. Waar telt hij? Bij de dag waarop het gebeurde. De lead staat op de dag dat hij binnenkwam, het gesprek op de dag dat het gesprek was en de betaling op de dag van betalen.

V: Ik zie een contact zonder advertentie of pagina erbij. Wat is dat? Dat is iemand die niet via de funnel binnenkwam: een import, een handmatig aangemaakt contact of iemand die je zelf hebt toegevoegd. Die tellen apart en niet mee als lead.

Als er iets misgaat

Er komen leads binnen, maar ze krijgen geen berichten

Meestal ligt het aan de WhatsApp-koppeling van je gym. Controleer eerst of je WhatsApp nog gekoppeld is en volg anders Mijn WhatsApp-berichten komen niet aan bij een lead.

Een lead krijgt nog opvolgberichten terwijl hij al geboekt heeft

De reeks stopt op de afspraak in het systeem. Staat het gesprek alleen in je eigen agenda en niet in de agenda van je account, dan loopt de reeks door. Zet de afspraak alsnog in het systeem. Een moment over twee weken telt ook.

De bevestigingsmail van de intake bevat het verkeerde adres

Adres, parkeerinformatie en de naam van je gym staan als vaste waarden in je account en worden in elk bericht ingevuld. Klopt er iets niet, geef het dan aan ons door; wij passen het op één plek aan en daarna kloppen alle berichten.

Kom je er niet uit?

Stuur ons een bericht, dan kijken we mee bij het contact waar het misging.